孫正義流の議事録「目的」「すべきこと」「期限」を盛り込め
社内企画書、会議の議事録、
そしてお客さま向け事業提案書……。
会社のなかにはさまざまな書類があふれている。
どのように書いていったら仕事がはかどり、
成果もあがるのか？
企画にゴーサインをもらえたら、
その実現に向けてプロジェクト会議を開催していく。
会議はプロジェクトの進捗状況に合わせて
繰り返し行われるので、その都度「議事録」
を作成することになる。
社内で仕事を進めるうえでいくつも
作成される書類のなかで、
この議事録が最も重要だと考えている。
読者の皆さんのなかで、議事録の作成を命じられ、
会議の内容をダラダラとあたかも“実況中継”のように書き込み、
上司から「こんなの読む気にならないよ」
[ad#co-1]と放り出された人がいないだろうか。
かくいう私もサラリーマン時代に、
部下や後輩に議事録の作成を頼み、
「こんなものでは、会議の決定事項を探すのも一苦労だ。
これじゃあ、要点が把握できない」と叱った覚えがある。
どのような仕事でも目的が存在し、
それに即したするべきことと、
その期限を明確にすることが重要だ。
これらの要素を明確にすることで、
初めて効率的に仕事を進められる。
特にメンバーが何人も集まる会議においては重要で、
それらを共有していくためのツールが議事録にほかならないのだ。
そこで議事録には、必ず会議の目的である
「ゴール」を示しておく。
また、会議で得た「結論」とともに、
「決定事項」を記す。
その際のポイントは具体的な成果である
[ad#co-1]「アウトプット」を書き込むことで、
各人がすべきことがより明確になる。
もちろん、誰がいつまでにやるのか、
「担当」と「締切」の記入も忘れてはいけない。
こういうと、会議は出席して単に
自分の意見を述べれば済むものではないことがわかるはず。
一人ひとりの参加メンバーが、
役割に応じて課せられた責任を果たしていくことが重要なのだ。
そうした意味では、
会議に出席するメンバーも選抜する必要がある。
絶対に招集しなければいけないのは、
経営戦略を意思決定する権限を有している人物である。
また、正否を判断するのに正確な情報を
持っている人も必要不可欠だ。
次ページからのビフォー、アフターのなかでは
作成方法と意味合いが違うので指摘しなかったが、
アフターの出席者が増えているのはそのためなのである。
議事録については、社内でフォーマット化
しておくことを勧める。
できればA4一枚を基本とし、
記載はアフターに示したように必要最低限のポイントのみで、
わかりやすく書き記す。
[ad#co-1]そして、上司にもプリント配布かメール送信で報告し、
チェックを受けよう。
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