孫正義流の議事録「目的」「すべきこと」「期限」を盛り込め

孫正義11

孫正義流の議事録「目的」「すべきこと」「期限」を盛り込め

孫正義11
社内企画書、会議の議事録、
そしてお客さま向け事業提案書……。

会社のなかにはさまざまな書類があふれている。
どのように書いていったら仕事がはかどり、
成果もあがるのか?

企画にゴーサインをもらえたら、

その実現に向けてプロジェクト会議を開催していく。

会議はプロジェクトの進捗状況に合わせて

繰り返し行われるので、その都度「議事録」

を作成することになる。

社内で仕事を進めるうえでいくつも

作成される書類のなかで、

この議事録が最も重要だと考えている。

読者の皆さんのなかで、議事録の作成を命じられ、

会議の内容をダラダラとあたかも“実況中継”のように書き込み、

上司から「こんなの読む気にならないよ」

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と放り出された人がいないだろうか。

かくいう私もサラリーマン時代に、

部下や後輩に議事録の作成を頼み、

「こんなものでは、会議の決定事項を探すのも一苦労だ。

これじゃあ、要点が把握できない」と叱った覚えがある。

どのような仕事でも目的が存在し、

それに即したするべきことと、

その期限を明確にすることが重要だ。

これらの要素を明確にすることで、

初めて効率的に仕事を進められる。

特にメンバーが何人も集まる会議においては重要で、

それらを共有していくためのツールが議事録にほかならないのだ。

そこで議事録には、必ず会議の目的である

「ゴール」を示しておく。

また、会議で得た「結論」とともに、

「決定事項」を記す。

その際のポイントは具体的な成果である

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「アウトプット」を書き込むことで、

各人がすべきことがより明確になる。

もちろん、誰がいつまでにやるのか、

「担当」と「締切」の記入も忘れてはいけない。

こういうと、会議は出席して単に

自分の意見を述べれば済むものではないことがわかるはず。

一人ひとりの参加メンバーが、

役割に応じて課せられた責任を果たしていくことが重要なのだ。

そうした意味では、

会議に出席するメンバーも選抜する必要がある。

絶対に招集しなければいけないのは、

経営戦略を意思決定する権限を有している人物である。

また、正否を判断するのに正確な情報を

持っている人も必要不可欠だ。

次ページからのビフォー、アフターのなかでは

作成方法と意味合いが違うので指摘しなかったが、

アフターの出席者が増えているのはそのためなのである。

議事録については、社内でフォーマット化

しておくことを勧める。

できればA4一枚を基本とし、

記載はアフターに示したように必要最低限のポイントのみで、

わかりやすく書き記す。

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そして、上司にもプリント配布かメール送信で報告し、

チェックを受けよう。

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